MODELI KOMUNICIRANJA | SEMINARSKI RAD IZ KOMUNIKOLOGIJE

U poslednje dve decenije dogodile su se ogromne promene u našem okruženju, na planu društvenog i političkog života, socijalnih i ekonomskih prilika, geografskih i teritorijalnih podela,kao i razvoj tehnike i tehnologije koje su naročito izmenile način rada i poslovanja i metode u poslovnom komuniciranju i odlučivanju.
Primena računara u svim aspektima života, mobilna telefonija i elektronska pošta, razgovori preko kompjutera, brzina, tempo i uslovi rada, zahtevaju izrazito jake i obrazovanje ljude, vešte komunikatore, menadžere koji pretenduju da budu lideri u svom poslu.Od njih se očekuje samostalnost u donošenju odluka, osmišljavanje i sprovođenje novih programa, širenje smelih i neobičnih ideja i inovacija, pripremljen i ubedljiv pristup u odnosima sa javnošću.
Istraživanje i edukacija na planu komunikologije nikada nisu sasvim dovršeni procesi. Ovo predstavlja poseban izazov za one koji tek savladavaju osnove veštine komuniciranja. Uvek može da se sazna nešto novo, da se napreduje i usavršava. S toga se u edukaciji i obrazovanju ne može usmeravati samo prema ličnim navikama i potrebama jedne kulture. Moraju se pratiti događanja pre svega u najbližem okruženju, na Balkanu, zatim standardi Evrope, teorije i prakse biznisa u Americi i specifičnost poslovnog komuniciranja u Kini i Japanu.
Vreme u kome živimo i tehnološka revolucija uslovljavaju dominantni napredak u domenu komunikacije. Promene su neminovnost u uslovima tržišnog poslovanja dinamičkog okruženja i velike konkurencije. One se ne mogu zaustaviti i nama jedino preostaje da se što brže prilagodimo. Među brojnim i raznovrsnim promenama ističu se promene u sferi komunikacija i adekvatnog odlučivanja.
Menadžerima su neophodne informacije za donošenje odluka do kojih sa dolazi pravilnom komunilacijom unutar preduzeća i u okruženju. Komuniciranje angažuje većinu vremena koje menadžeri imaju na raspolaganju. Oni komuniciraju sa nadređenima, podređenima, kupcima, kljentima, dobavljačima, partnerskim preduzećima i na taj način “pletu zlatne niti” uspešnog odlučivanja i privređivanja.

Definicija i opis procesa komunikacije

Komunikacija je aktivnost koja je važna za sve funkcije menadžmenta.Može se definisati kao proces u kojem se informacije i razumevanje prenose od jedne osobe ka drugoj.Nema komunikacije ako se prenesena informacija ne primi i ne razume.Prema tome,komunikacija podrazumeva slanje,primanje i razumevanje.Njen znacaj za menadžera je očigledan,s obzirom da veliki deo svoga vremena menadžer utroši upravo na komunikaciju.
Komunikacija je transfer i razumevanje značenja poruka. Naglasak na transferu znači- ako se ne prenose nikakve infornacije i ideje- ne dolazi do komunikacije. Govornik kojeg niko ne čuje ili pisac kojeg niko ne čita nemaju komunikaciju. Komunikacija podrazumeva razumevanje značenja. Komuniciranje je evidentno dvosmeran proces.
Komunikacija je opšte prisutan fenomen bez kojeg se ne može zamisliti funkcionisanje ni jedne grupe ili organizacije. Komunikacije su najčešće verbalne kao što je poradični dogovor ili neverbalne kako ćemo namršteni poslati jasnu poruku da smo ljuti. U procesu kumunikacija prenose se informacije koje se koriste kao baza za donošenje određenih odluka. Zato je važno da komunikacija bude kvalitetna kako bi pramalac informacije ima jasnu poruku na osnovu koje može doneti kvalitetnu odluku.
Komunikacija je proces prenošenja poruka između ljudi, koji pri tom nastoje da se sporazumevaju uključivanjem elemenata različite prirode:

-Kongnitivni – ogledaju se u sposobnostima percepcije, tumačenjima poruke, izazivanju emocija i reakcije;
-Semanitički – ogedaju se u korišćenju govornog i pisanog jezika, termina i žargona;
-Simbolički – korišćenje gestova, izraza lica, telesnih pokreta i stila odevanja.

Funkcije komunikacija u organizaciji ostvaruju se u sledećim područjima menadžmenta:
-Kontrola ponašanja zaposlenih;
-Motivisanje zaposlenih;
-Razvoj međuljudskih odnosa;
-Donošenje odluka.

Kontrolna funkcija komunikacije ogleda se u prenošenju poruka o ponašanju članova organizacije, koja može biti u skladu sa normama i standardima ili odstupati od toga. Formalni i neformalni kanali komuniciranja mogu poslužiti kao kontrolni mehanizam za menadžment organizacije da obavi uticaj na ponašanje zaposlenih.
Ona pomaže koordinaciju u organizaciji, a podstiče motivisanost zaposlenih, tako što im se prenose poruke šta treba da urade da bi dobili podsticaj.
Putem povratne informacije saznaju kako napreduju u ostvarivanju ciljeva a u skladu sa jasnim sistemom nagrađivanja. Komunikacija omogućava slobodno ispoljavanje osećanja i ispunjenje društvenih potreba. Na ovaj način, u okviru grupe, komunikacija je osnovni mehanizam kojim članovi ispunjavaju svoje frustracije i osećanje zadovoljstva.
Komunikacija u organizaciji ima veliki značaj u procesu donošenja odluka jer se u svim fazama procesa odlučivanja odvija i proces komuniciranja.

Proces komunikacije

Komunikacija je proces ili tok prenošenja i razumevanja poruke. Sastoji se iz pet elemenata kao što je prikazano na slici:

Proces komunikacije obuhvata postupke na relaciji između izvora i primaoca , koji dovode do prenošenja i razumevanja poruke. Proces se može predstaviti modelom na osnovu kojeg se mogu generalizovati svi primeri ljudske komunikacije (Slika 2.).

Izvor komunikacije ili pošiljalac poruke je onaj pojedinac u organizaciji koji poseduje informacije i želi da ih prenese jednom ili većem broju drugih pojedinaca, te sa njim započinje proces komunikacije. Primalac je na drugoj strani toka komunikacije. To može biti jedan ili više pojedinaca koji primaju poruku pošiljaoca. Za efikasno prenošenje informacije potrebno je da izvor poseduje potrebnu količinu znanja i veštine kako bi to učinio na razumljiv način. Poruka je sadržaj onoga što se prenosi i to predstavlja proizvod pošiljaoca. To je njegova ideja ili misao.
Kodiranje je kompleksna aktivnost koja proizilazi iz želje za komuniciranjem.Kodiranje znači biranje simbola pomoću kojih će poruka biti poslata.Tu spadaju ne samo pisane i usmene reči (govor i pismo),nego i gestovi,intonacija,“govor tela“,mimika i sva ostala sredstva koja koristimo da bismo se izrazili.Kada je poruka kodirana,to jest kada su izabrani odgovarajući simboli za izražavanje neke ideje poruka se šalje. Prijem poruke ili dekodiranje ostvaruje se kada primalac uspe da simbole poruke prevede u oblik koji je za njega razumljiv.
Kanal ili medij predstavlja sredstvo kojim se poruka prenosi.Najčešće upotrebljivani medijumi su reči,slike i aktivnosti.Izbor simbola obično utiče na naš izbor medijuma.Dominantan medijum u komunikaciji su izgovorene ili pisane reči.Slike takođe mogu biti vrlo efikasne kao pomoćno vizuelno sredstvo,kao i grafikoni,modeli,plakati,crteži,šeme i drugi grafički prikazi.Formalni putevi komuniciranja su normativno uređeni i njima se prenose poruke koje se odnose na aktivnosti zaposlenih vezane za posao.Lične ili društvene poruke šalju se neformalnim kanalima. Povratna sprega predstavlja povratnu informaciju od primaoca pošiljaocu i treba da pokaže da li je poruka shvaćena i koliko je komunikacija bila uspešna.
Buka je sve ono što ometa komunikaciju. Ove smetnje na vezama mogu nastati u svim fazama komunikacije, a kreću se od skrivenih faktora koje ne vidimo kao što je neakustična sala, hladna prostorija, bolestan, iscrpljen, nemotivisan i nezadovoljan radnik.

Vrste komunikacija

Komunikacija između ljudi se može ostvarivati na dva načina i to prenošenjem rečeničnih poruka i poruka bez korišćenja reči. To znači da imamo verbalnu i neverbalnu vrstu komunikacija.

Verbalna komunikacija

Verbalna komunikacija ostvaruje se u razmeni informacija, razmeni misli i ideja učesnika, putem reči. Ostvaruje se pomoću pisane I izgovorene reči, odnosno pismeno i usmeno. U praksi ove dve vrste verbalne komunikacije su isprepletane. Njihov izbor treba da bude u skladu sa vrstom poruke. Smatra se da su usmene komunikacije nekada dvosmislene, te se pojašnjenje daje pisanim tekstom. Verbalna komunikacija je važan deo menadžerskih aktivnosti i mora se posedovati osećaj za izbor medija. Ako je organizacija u kriznoj fazi važna je odluka menadžera kako će to objasniti radnicima.

Neverbalna komunikacija

Prenošenje poruka bez korišćenja reči, neverbalnim simbolima kao što su osmesi, pogledi, pokreti tela, intonacija govora ili stil odevanja, često puta predstavlja govor koji je jasnij od reči. Blag i smiren ton ima drugačiju poruku koja je saopštena nervozno sa jakim naglaskom na nekoj reči. Izraz lica govornika takođe prenosi značenje. Nasmejano ili namršteno lice upućuju različite poruke. Izraz lica sa odgovarajućom intonacijom mogu da pokažu agresivnost, aroganciju, strah ili stidljivost. To ne možemo da vidimo kada pročitamo zapisnik ili belešku sa sastanka. Menadžeri i drugi rukovodioci kombinuju verbalnu i nevrebalnu komunikaciju.

Poslovne komunikacije

Priroda posla menadžera kao „dirigenta orkestra“ zahteva veliki broj komunikacija, kako u organizaciji (internih), tako i sa okruženjem (eksternih).
Prilaz „otvorenih vrata“ karakteristican je za menadžere demokratskog profila, što ih cini uspešnijim od drugih.
Održavanje i razvijanje komunikacija sa „nadređenima“ i „podređenima“ otvara mogucnost saznavanja karakteristicnih osobina licnosti, a što je od posebnog znacaja prilikom planiranja kadrova i raspoređivanja uloga i zadataka na izvršioce. Iskustva menadžera govore da se komunikacija na liniji menadžer-sindikat-organizacije radnika, ostvaruje sa ciljem sprečavanja konfliktnih situacija, spoznaje problema i dr.
Zato je ovakva komunikacija poželjna i potrebna. Od posebne važnosti su komunikacije višeg i visokog nivoa menadžmenta, kojima se izgrađuju odnosi poverenja među uticajnim društvenim grupama i organizacijama. I interne i eksterne komunikacije se ostvaruju u pismenoj i/ili usmenoj formi, po
metodama „oči u oči“ ili putem sastanaka. Prisustvo savremenih tehnickih uređaja ubrzava proces komunikacije, štedi vreme i novcana sredstva, smanjuje potrebu za putovanjem, te omogucava efikasniju i ucestaliju razmenu informacija.
Formalne komunikacije su zvanične i normativno uređene forme poruka između članova organizacije, a praćenjem konfiguracione mreže razlikujemo centralizovane i decentralizovane komunikacije. Formalna komunikacija se obavlja unutar organizacione hijerarhije, od viših ke nižim nivoima, obrnuto ili samo u jednom nivou. Razlikuju se vertikalna i horizontalna komunikacija.
Vertikalna komunikacija je dominantan oblik sporazumevanja između zaposlenih. Osnovna funkcija jeste prikupljanje informacija za donošenje odluka , a unutar vertikalne hijerarhije odvija se u dva smera: odozgo na dole, i obrnuto, odozdo nagore. Komunikacija na gore obezbeðuje pružanje potrebnih povratnih informacija pretpostavljenima i organima o izvršavanju zadataka, stanju i promenama u organizaciji. Komunikacija na dole se ostvaruje saglasno hijerarhiji autoriteta, cija je sadržina najcešce direktivne i savetodavne prirode, tj.uputstva za ostvarivanje zadataka. Zbog razlike u statusu i moći između menadžera i zaposlenih, često puta vertikalna komunikacija pruža iskrivljenu sliku o stanju u organizaciji.
Horizontalna komunikacija ostvaruje se između pojedinaca na istom organizacionom nivou. Za razliku od vertikalne gde su ljudi u nejednakoj poziciji, na istom organizacionom nivou ljudi startuju sa istih pozicija i imaju podjednak uticaj na donošenje odluka. Horizontalne komunikacije su veoma značajne pošto unapređuju koordinaciju između grupe, odeljenja i službi. Horizontalna komunikacija, kao lateralni protok poruka, izlazi iz okvira strogo
hijerarhijskog nacina uređivanja komunikacija. Kao komunikacija sa većim stepenom slobode u ostvarivanju doprinosi uspešnijem odvijanju komunikcija gore-dole, te na taj način organizaciju čini homogenijom i uspešnijom. Njeno prisustvo doprinosi eliminisanju konfliktnih situacija, blagovremenim komuniciranjem i razmenom informacija.To povećava zadovoljstvo zaposlenih. Formalne komunikacione mreže mogu imati pojavne oblike kao što to prikazuje sledeća slika.

Neformalne komunikacije

Zaposleni u organizaciji povezuju se sa sebi sličnim pojedincima i međusobno razmenjuju poruke koje mogu biti vezane za posao ili ne moraju biti. Neformalne komunikacije ostvaruju dvojaku funkciju:
- Socijalnu, koja se ogleda u zbližavanju zaposlenih,druženju i razvoju prijateljstva.
- Funkciju širenja glasina koje su netačne, nezvanične i teško ih je proveriti.
Neformalne informacije se šire po modelu “vinove loze”.To je mreža koja se množi, međusobno se ukršta i na više mesta preseca. Menadžerima se sugeriše da koriste i formalne i neformalne mreže, gde neformalne često puta bivaju efikasnije i korisnije kada je važno da neka interesantna informacija brzo prostruji. Suprotno od ovoga sugeriše se oprez da se zbog glasina ne bi poremetili međuljudski odnosi i stvorila klima nepoverenja.

Principi komuniciranja po Česteru Bernardu

Uređivanje sfere komunikacija na osnovama sledecih principa omogucava nesmetano odvijanje komuniciranja po linijama autoriteta:

1. Potrebno je da svi bez izuzetka znaju kanale za komunikaciju;
2. Svako mora podnositi izveštaj nekome (komunikacija na gore) i svako mora biti nadređen nekome (komunikacija na dole);
3. Linije komunikacije moraju biti što kraće i što direktnije;
4. Obično treba koristiti uspostavljeni kanal za komuniciranje;
5. Pojedinci koji se nalaze na položajima preko kojih prelazi komunikacija moraju biti kompetentni;
6. Linije za komunikaciju ne treba prekidati;
7. Treba potvrditi autentičnost svakog čina komunikacije.

Dakle, informisanost zaposlenih, hijerarhija u komuniciranju, kratke i direktne komunikacije, služiti se uspostavljenim linijama komunikacije, kompetentnost ucesnika komunikacije osnovne su poruke Bernardovih principa.

Oblici komuniciranja

Dijalog – u užem značenju to je dvostrana razmena informacija između ljudi, kako javno, tako i posredstvom medija. U širem značenju dijalog je horizontalna razmena informacija, u čijem procesu komunikator i receptor dobijaju ravnopravan značaj.
Diskusija – postoji mnoštvo sporova oko književne sadržine ovog pojma.
Diskutovati – javno raspravljati o spornom pitanju. Naučno raspravljati – učestvovati u naučnoj raspravi. Debatovati – urediti debatu, raspravljati po bilo
kom pitanju. Polemisati – učestvovanje u polemici javno. Istupati sa mišljenjem osporavajući neki stav, mišljenje, iznoseći i štiteći svoje stavove. Diskusija je javni spor u cilju pojašnjavanja istine putem suprotstavljanja različitih mišljenja, dok je polemika javni spor s ciljem zaštite svoje tacke gledanja i opovrgavanja mišljenja protivnika.
Beseda – beseda je kolektivna forma raspravljanja u formi pitanja – odgovori o razlicitim problemima sa određenim ciljem.
Pregovori – razmena mišljenja u cilju pojašnjavanja polazišta strana i donošenje odluke.
Press-konferencije – ekskluzivno davanje informacija sa pravom njihovog objavljivanja, sa ili bez navođenja njihovih izvora.
Brifing – specijalno pripremljen susret sa novinarima za kratka saopštenja o delatnosti rukovodećih kadrova, a takode o tekućm događajima koji su od
interesa za organe vlasti i građane.
Prezentacija – oficijelno (zvanicno) predstavljanje novog preduzeca, firme, projekta, proizvoda i roba krugu pozvanih lica.
Prijem po licnim pitanjima – vode rukovodioci sa ciljem pojašnjavanja neslužbenih pitanja, koje interesuju radnike.
Telefonski razgovori, korišcenje faks aparata, elektronske pošte, Interneta i dr.sredstava
– sve su to sredstva poslovnih komunikacija. Izgradnja imidža firme nije moguca bez razvijanja svih navedenih oblika komunikacija.

Komunikacioni saveti

1. Gledajte sagovornike dovoljno dugo u oci,
2. Posmatrajte sagovornika i tražite uputstva za dalju akciju,
3. Proverite da li ste dobro razumeli problem,
4. Proverite da li je sagovornik razumeo sve što ste rekli,
5. Proverite da li se sagovornik slaže sa onim što planirate da uradite.

Prepreke u organizacionom komuniciranju

Komunikacione barijere su smetnje koje ometaju ostvarivanje kontakata i međusobnog uticaja između ucesnika komuniciranja. Mogu se pojavljivati u svim elementima procesa komuniciranja i svojim prisustvom iskrivljuju poruku, umanjuju efikasnost komunikacije uskraćuju pristup informacijama, smanjuju motivisanost i satisfakciju zaposlenih.
Žargon je efektno sredstvo komuniciranja među ljudima iz iste društvene grupe ili profesije, ali može biti prepreka u komunikaciji sa ljudima koji pripadaju drugoj profesiji ili grupi. Ovaj problem se prevazilazi jasnom komunikacijom odnosno jezikom koji svi razumeju.
Pretrpanost informacijama dovodi do zagušenja koje umanjuju efekat komunikacije, a praktičan savet glasi budi kratak.
Filtriranje informacija je oblik svojevrsne censure, gde pošiljaoc propušta samo one delove poruke za koje zna da će izazvati povoljan efekat. U visoko hijerarhijskoj organizaciji izražena je mogućnost za filtriranjem informacija. Suprotno, u horizontalnoj organizaciji to se značajno smanjuje.
Percepcija, kao sposobnost članova organizacije da pravilno predstave stvarnost je posledica ličnih osobina kao što su obrazovanje, vaspitanje, poreklo, sistem vrednosti, motivisanost i aspiracija. Ove osobine formiraju profil ličnosti pojedinca koji ga čini različitim od ostalih.
Emocije su osećanja koja mogu kreirati raspoloženje pojedinca, a ovo može uticati na to kako će poruka biti primljena i protumačena. Preterana radost ili depresija ometaju racionalno i objektivno rasuđivanje. Ovo važi za stanje stresa i frustracije. Menadžeri moraju izabrati pravi trenutak, oblik i način komuniciranja. Dobra procena vezana je za sledeći redosled: ko, kada, šta, kako i kome.
Sposobnost slušanja podrazumeva pažnju, pamćenje zvučnih signala i tumačenje.Mnogi ljudi nemaju ovu sposobnost. Trening sposobnosti slušanja postao je važan deo kurseva za usavršavanje menadžerskih veština.
Tehnicke smetnje; imaju izvor u kanalu komunikacija (telefon, faks). Smetnje mogu delimicno izobliciti informaciju (komunikaciju) ili je u potpunosti
prekinuti.
Psihološke smetnje; se odnose na međusobne odnose učesnika komunikacije, njihovom odnosu prema kanalu informacija, sposobnostima komuniciranja,
sadržini i formi ostvarivanja.

Savremena komunikacija predstavlja jednu od bitnih čovekovih funkcija koje mu omogućavaju mesto i ulogu u širem kontekstu društvenosti njeguvog bića. Komunikacija je odraz čovekove evolucije, a istovremeno i način njegovog prilagođavanja i harmonizacije sa okolinom, pre svega sa drugim ljudima.
Učešćem u komunikacionom procesu čovek ostvaruje pripadnost i korist od činjenice da je član nekog poslovnog tima ili organizacije, te na taj način doprinosi uspešnom poslovanju i privređivanju.
Poslovni čovek-menadžer provodi najveći deo svog radnog vremena upravo u komunikacijskom procesu, bilo kroz ulogu pošiljaoca ili primaoca komunikacione poruke. Imajući u vidu činjenicu da je najvažnije da menadžment poseduje adekvatne, tačne i pravovremene informacije, smatram da je komunikacija primarni proces svakog preduzeća iz koga se dalje generišu svi ostali.
Veoma je važno prilagoditi način komuniciranja konkretnoj organizaciji, njenoj delatnosti organizacionoj strukturi i kadrovima. Pravilno izabran tip komunikacije u svakoj poslovnoj situaciji predstavlja menadžersku veštinu uz pomoć koje menadžeri savremenog poslovnog sveta “biju bitke” s ciljem da obezbede uspešno ostvarenje misije svojih organizacija u konkurentskom okruženju.
Multikulturalno radno okruženje neizbežno uslovljava komunikaciju sa poslovnim partnerima koji pripadaju različitim nacionalnim, kulturnim, religijskim i etničkim područjima. Shodno tome uspeh i efikasnost poslovanja direktno zavise od poznavanja i sposobnosti razumevanja načina na koji ljudi iz drugačije kulture razmišljaju, rezonuju, ponašaju se odlučuju i rade.
Komunikacija je, dakle, izuzetno važna determinanta uspešnosti menadžmenta i donošenja odluka, a posedovanje adekvatnih komunikacionih veština predstavlja neophodnost svakog savremenog menadžera. Samo otvorena efikasna i usklađena komunikacija, kao i veliko znanje o ovom fenomenu,može biti osnova za postizanje i donošenje pravih odluka, i ostvarenje željenjih performansi u poslovanju preduzeća.
Menadžer koji u potpunosti razume problem,sluša,koncentriše se na ono što govori,“čita između redova“,ne meša privatni život i emocije sa poslom,priča sažeto i jasno,ostvaruje dobru komunikaciju,što ga čini uspešnim menadžerom.

PROČITAJ / PREUZMI I DRUGE SEMINARSKE RADOVE IZ OBLASTI: