OSTALI SEMINARSKI RADOVI
- INFORMACIONI SISTEMI - |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Groupware – novosti u dizajniranju ureda
Godine 1978. Johnson – Lenz prvi je upotrijebio izraz GROUPWARE, te ga definirao ga kao «ciljani grupni proces plus software za njegovo praćenje». 1988. godine Englebart je GROUPWARE definirao kao «..suradnja pomognuta računalom koja povećava produktivnost ili funkcionalnost međuljudskih procesa».
Groupware postaje neizbježan pri reinženjeringu poslovnih procesa pojavom Lotus Notesa (svjetski groupware standard) 1989. godine. U samome Lotusu groupware se opisuje kao «nova vrsta softwarea koja omogućuje organizacijama da ostvare puni potencijal svojih resursa«.
Iako se u današnje vrijeme mnogi bave groupwareom – proizvođači raznih e-mail platformi, proizvođači oruđa za telekonferiranje i tvrtke koje prodaju workflow proizvode ne postoji prava definicija, iako je prošlo 20 godina otkako je taj izraz prvi put upotrijebljen. Svi oni tvrde kako je baš njihov proizvod povijesno ključan za nastanak, razvoj i budućnost groupwarea.Groupware bi trebao predstavljati zajedništvo ova tri čimbenika:
• komunikacije - oslanjanje na e-mail sustav,
• suradnje - razmjena ideja i baza podataka na kojima istodobno radi više ljudi i
• koordinacije - automatizacija poslovnih procesa,
stoga i proizlazi pojednostavljena definicija: «skup oruđa koji omogućuje zajednički rad više ljudi kroz komunikaciju, suradnju i koordinaciju».Groupware definiramo kao programske proizvode koji poboljšavaju komunikaciju i suradnju unutar organizacije, omogućujući koordinaciju poslovnih procesa poduzeća –WORKFLOW.
Workflow je automatizacija tijeka poslovnih aktivnosti koje traže interakciju ljudi ili odjela da bi se uspješno završio određeni zadatak.Workflow definira 3 bitne komponente procesa:
• pravila (kako)
• uloge (tko)
• tijekove (kada)
Workflow mogućuje trenutačan uvid u status procesa, upozorava na kašnjenja i zastoje, mjeri djelotvornost svake aktivnosti i cijelog procesa.2. Smisao i cilj groupwarea
Osnovni smisao organizacijskih promjena i primjena novih tehnologija uredskog rada je u povećanju efikasnosti, cjelokupnoj vrijednosti znanja, informacija i u unapređenju procesa koji se oslanjaju na automatizaciju ureda.
Cilj groupwarea predstavlja napredak u automatizaciji poslovanja, pomažući u nerutinskim, profesionalnim zadacima. Od njega bi prvenstveno trebali profitirati visoko obrazovani djelatnici u uredskom poslovanju čiji se rad temelji na proizvodnji znanja (tzv. «knowledge-workers»).
Groupware je poveznica koja omogućuje razmjenu podataka i komunikaciju među pojedincima koji su fizički ili geografski udaljeni, što utječe na smanjenje troškova utrošenih na putovanje. Utječe i na poboljšanje koordiniranja rada članova radne skupine ili tima, kao i na međusobnu razmjenu informacijskih i drugih resursa. U psihološkom smislu groupware sustavi poticajno djeluju na izražavanje osobne kreativnosti i mogu unaprijediti komunikaciju između osoba različitih struka i gledišta. Također omogućuje nove oblike interakcije, poput razmjene anonimnih prijedloga i komentara, kao i primjenu raznih tehnika za unapređenje skupnog odlučivanja i rješavanja problema.3. Obilježja groupwarea
U novije vrijeme pojam ureda se počinje shvaćati kao grupa ljudi, koja određeno vrijeme provodi dogovorene aktivnosti kako bi ostvarili zadani cilj. Grupe se ne moraju nužno formirati od članova jedne organizacije, naprotiv naglašava se timski rad među ljudima koji potječu iz različitih sredina.
Sve su organizacije sastavljene od grupa: odjela, divizija, jedinica, projektnih timova i slično. Takve su grupe tradicionalno vezane za neki ured, a u poslovanju se oslanjaju na podršku sustava za automatizaciju ureda, koji su zamišljeni da budu u službi različitih grupa unutar organizacije, odjela i sl., ali se pokazalo da oni uvelike pomažu i pojedincima, odnosno utječu na njihovu produktivnost rada. Nadalje, sve grupe komuniciraju međusobno, ali jednako tako komuniciraju i s okolinom (kupcima, dobavljačima i sl.)
Skupina ljudi koji rade zajedno na postizanju zadanog cilja predstavlja radnu grupu. Grupu čine dva ili više pojedinaca koji su međusobno povezani radi izvršavanja neke funkcije, te imaju definirane odnose među ulogama, a postoji skup normi koje reguliraju funkcioniranje grupe i svih njezinih članova. Osnovne aktivnosti grupa uključuju razmjenu informacija, odnosno:
• Komunikaciju (internu i eksternu)
• Zajedničku analizu
• Nadgledanje i kontrolu rada
S obzirom na to da je novi način rada i dovodi do novih organizacijskih standarda ponašanja i vrijednosti groupware se može smatrati novom poslovnom filozofijom. Čine ga HARDWARE, SOFTWARE i KOMPJUTERSKE MREŽE na kojima se temelji uredski rad, a novost koncepcije je njihova integracija s ciljem da se putem tehnologije cjelovito podrži grupni rad.4. Inovacije u oblikovanju organizacije ureda
Jedan od pionira uredske automatizacije Rudi Hirschheim davne 1985. godine definirao je ured kao mjesto gdje se zaposlenik nalazi između određenih vremena, pri čemu mora biti u stanju odgovoriti na različite upite u različitim trenucima. S obzirom na to da se pojam ureda stalno mijenja dolazimo do zaključka da se i sama organizacija uredskog rada konstantno mijenja. Nove trendove u oblikovanju organizacije ureda možemo sažeti u nekoliko strateških oblika:
• Timska organizacija
• T - oblik organizacije
• Virtualna organizacija
• Mrežna organizacija
• Izvrnuta organizacija
• Procesna organizacijska struktura4.1. Timska organizacija
Jedan od novih načina pristupa dizajniranju organizacije je timska organizacija. Odlike timske organizacije jesu u otklanjanju rigidnosti klasičnih struktura, «rušenju» granica organizacije te se na taj način dehijerarhizira organizcijska struktura i čini se znatno plićom i izuzetno fleksibilnom..
Timska organizacija u kontekstu organizacijske strukture, je zapravo način organizacije u kojoj dominira timska struktura. Spomenuta oraganizacija unosi elemente organske strukture u već postojeće klasične modele organizacije. U zajedničkom postavljanju i rješavanju problema zaposlenima pomažu manageri treneri umjesto tradicionalnih naredbodavaca. Timska organizacija se često interpolira u funkcijsku organizacijsku strukturu, pa se isto tako često formirani timovi nazivaju kros-funkcijski timovi (Cross-Functional Teams) odnosno multifunkcijski timovi koji se sastoje od članova iz različitih funkcijski organizacijskih jedinica.
Nije važno interpolira li se timska organizacija u funkcijsku ili divizijsku organizaciju, bilo bi preporučljivo da se i sa svakim novim zadatkom isto tako i vođe timova mijenjaju kako bi se i sami timovi dehijerarhizirali.
4.2. T – oblik organizacije
Uspostavu tehnološki uvjetovane organizacije, odnosno T – oblika organizacije, koji i nije neka posebna vrsta organizacije, omogućava informacijska tehnologija. T-oblik organizacije je atraktivniji od drugih zbog međusobnog umrežavanja i povezivanja organizacija.
T-oblik organizacije je oblik umreženih organizacija: dobavljača, kupaca, strateških partnera i ostalih virtualnih jedinica. Glavna karakteristika T-oblika organizacije je velika sloboda koju management posjeduje u kreiranju organizacijske strukture poduzeća. Putem elektroničke pošte, komunikacijske tehnologije i mrežne organizacije omogućava veliku fleksibilnost organizacije koja potom može brzo reagirati na zahtjeve kupaca te zamjenjuje sve ono što postoji u tradicionalnoj organizaciji elektroničkom verzijom, tj. mijenjajući klasičnu «papirologiju» digitalnim zapisom. T – oblik organizacije zahtijeva cjelovitu naobrazbu zaposlenih, zadovoljstvo kupaca na prvom mjestu te primjenu projektnih timova i multidimenzionalnih zadataka.
4.3. Virtualna organizacija
Virtualna organizacija nije stvarna već prividna organizacija, odnosno zamjena za stvarnost jer u pravilu nema svoju strukturu. Virtualna organizacija je nehijerarhijska organizacija nezavisnih kompanija koje samostalno odlučuju o ulasku u mrežu virtualne organizacije s drugim kompanijama s kojima razmjenjuju sirovine, materijale, informacije, znanje, tehnologiju i dr.
Osim između nezavisni kompanija, virtualna organizacija može se uspostaviti i između pojedinih dijelova unutar jedne velike kompanije s tim da ovdje ne govorimo o prividnoj organizaciji jer ovako organizirana kompanija ima hijerarhiju i strukturu – samo su neke njene komponente virtualne. Osobine virtualne organizacije su prilagodljivost, fleksibilnost, međusobno povjerenje partnera u mreži, dijeljenje resursa, kapaciteta i troškova, zadovoljavanje potreba kupaca i ostalo.Ona će u budućnosti znatno promijeniti organizaciju poduzeća što će se ogledati u timskim radovima, neodređenom opisu poslova, većoj komunikaciji zaposlenih s dobavljačima i kupcima i većem izazovu s rizicima.
4.4. Mrežna organizacija
Novi oblik organizacije koji je u najužoj svezi s virtualnom organizacijom jest mrežna organizacija koja predstavlja sve što je već navedeno za virtualnu organizaciju. U pogledu njenih osobina, mogućih oblika te prednosti i slabosti vrijedi i za mrežnu organizaciju kao način ostvarivanja odnosa među članicama virtualne organizacije. Mrežna organizacija je odgovor na sve složenije uvjete poslovanja te sve veću brzinu promjena u poslovanju.
Mogućnosti ulaska i izlaska iz mreže su praktično neograničene stoga se one još nazivaju i "organizacijama bez granica". Mrežna organizacija, međusobno povezuje poduzeća i njihove strukture u mrežu, ali to ne znači uspostavu neke nove suprastrukture ili nadstrukture.
4.5. Izvrnuta organizacija
Izvrnuta (izokrenuta) organizacija (Inverting organization) predstavlja jedan od oblika nehijerarhijske organizacije.
Pojam koji objašnjava oblik promjena u pravcu decentralizacije i nehijerarhijske organizacije je «izvrnuta organizacija». Ovakav model organizacije je prikladan za primjenu u organizacijama koje se oslanjaju na visoko obrazovane stručnjake i samokontrolu zaposlenih (profesionalna birokracija). Izvrnuta organizacija je i vrlo plitka organizacija (upravo zbog plitkosti nosi naziv izvrnuta organizacija – veličina uopće ne utječe na organizaciju).
4.6. Procesna organizacijska struktura
Ovaj oblik organizacije temelji se na okupljanju ljudi iz pojedinih poslovnih funkcija u procesne timove koji obavljaju određene funkcije u konkretnom poslovnom i radnom procesu, na primjer u uredu. Najvažnije odrednice procesnih organizacijskih struktura su proces i tim. Proces je skup aktivnosti kojima se uz pomoć visoko specijaliziranih ljudi odgovarajućim metodama i sredstvima ostvaruje transformacija svih ulaznih elemenata, stvara proizvod ili usluga kako bi se u potpunosti zadovoljile sve potrebe ili motivi kupaca.
Razlikujemo tri vrste procesa:
• procesi potpore,
• središnji procesi,
• menadžerski procesi.
Procesno organizacijsku strukturu karakteriziraju sljedeća obilježja: struktura se formira oko procesa rada, a ne oko odjela, a granice između odjela nestalne;vertikalna hijerarhija je svedena na jednu ili dvije razine i to samo u funkciji potpore,menadžerski zadaci se svode na najnižu razinu u obliku multidisciplinarnih timova koji se formiraju oko jednog procesa. Najvažnije obilježje je to da je poduzeće usmjereno kupcu jer su svi procesi usmjereni zadovoljavanju potreba kupaca.
Na ovaj način formirane strukture smanjuju broj hijerarhijskih razina u poduzeću, smanjuju troškove, ubrzavaju poslovni proces i tok informacija potiču koordinaciju, efikasnije upotrebljavaju resurse i povećavaju kvalitetu proizvoda i usluga što je cilj svakog gospodarskog subjekta.
Zaključak
Prvi korak prema uvođenju novih trendova u oblikovanju organizacije ureda je upoznavanje s njima, dakle možemo zaključiti da je groupware budućnost poslovanja. To znači da će se u budućnosti morati uložiti puno truda kako bi se prihvatili trendovi oblikovanja i uvođenja u poslovanja kako u velikim tako i u malim tvrtkama.
LITERATURA:1. http://www.swing.hr/intoffice/gwdef.html (19. 03.2008.)
2. http://www.efst.hr/nastava/90/Vjezbe%204.pdf (19.03.2008.)
3. V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb, 2004.
preuzmi
seminarski rad u wordu » » »
Besplatni Seminarski Radovi