Ideja o uredu bez papira javila se s prvim danima računarstva. Papir je stoljećima bio neizbježan element poslovanja te se njegova uporaba nije smanjila niti masovnim uvođenjem računala u poslovne procese. Papir ostaje prisutan jer se i danas mnogi digitalni dokumenti ispisuju na papir, faksiraju, kopiraju itd. Takav način poslovanja ostavlja mnogobrojne informacije u arhivama ne upravlja se s njima na način koji bi povećao produktivnost a njihovo čuvanje povećava troškove i smanjuje mogućnost njihovog brzog pronalaženja. S obzirom na sve te činjenice i na paralelnu uporabu papirnih i digitalnih dokumenata poslovne procese treba prilagoditi. Poslovi se moraju obaviti automatski pomoću digitalnih dokumenata. Kako bi se papirnati dokumenti uklopili u automatizirane procese i digitalne poslovne sustave, mnoga poduzeća se odlučuju za skeniranje papirnih dokumenata te spremanje tih dokumenata u elektronički sustav za upravljanje dokumentima. Na taj način informacije na papirnatim dokumentima mogu biti čuvane i dijeljene kao i bilo koja druga datoteka te mogu ući u automatizirane poslovne procese. Za uspješno pretvaranje papirnatih dokumenata u digitalni oblik, potrebno je analizirati postojeće procese i tijekove dokumenata u cijelosti. Skeniranje i izvlačenje informacija iz skeniranih dokumenata samo su dio poslovnog procesa.

2. Skeniranje

2.1. Proces skeniranja

Proces skeniranja možemo podijeliti na 3 cjeline :

1. Priprema papirnih dokumenata – to su sve različite radnje koje se moraju obaviti ručno prije samog skeniranja a uključuje : otvaranje kuverti, uklanjanje spajalica, sortiranje prema veličini, boji ili vrsti dokumenata itd…Prema nekim istraživanjima, na ovaj često zanemaren element otpada oko 40 % ukupnih troškova (TCO – Total Cost of Ownership) procesa skeniranja

2. Skeniranje i poboljšanje kvalitete slike – kvaliteta i brzina skeniranja ovise o pripremi materijala za skeniranje, o postavki skenera te o kvaliteti i načinu uporabe softvera za poboljšanje kvalitete slike. Iako softver nije nužan dio skeniranja, njegova uporaba smanjuje troškove te ubrzava skeniranje.

3. Indeksiranje i izvlačenje informacija, verifikacija i izvoz digitalnih dokumenata – informacije koje se izvlače iz dokumenata moraju se unaprijed definirati kao i način izvlačenja (ručno ili automatski). Treba odrediti koje informacije moraju ići na dodatnu provjeru prije odnošenja u digitalni arhiv. Pažljivo planiranje pretvorbe papirnatih u digitalne informacije je nužno želi li se trošak digitalizacije svesti na minimum a povećati produktivnost. Također je bitno donijeti odluku hoće li se skeniranje obaviti na početku (early capture) ili na kraju (late capture). Treba odrediti hoće li se skeniranje obavljati centralizirano, na jednoj lokaciji ili distribuirano, na lokaciji primitka papirnog dokumenta. Za siguran prijenos osjetljivih podataka putem Interneta upotrebljava se enkripcija. Suvremeni sustavi za skeniranje omogućuju potpunu fleksibilnost prilikom dizajniranja sustava distribuiranog skeniranja pa se svaki korak može obaviti na odgovarajućoj lokaciji.

2.2. Odabir skenera i način skeniranja

Najvažnije komponente skeniranja i najbitnije stavke su brzina, rezolucija, volumen skeniranja, uvlačenje dokumenata, poboljšanje kvalitete slike, automatska obrada skenova i odabir digitalnog formata. Jedna od osnovnih karakteristika skenera je njegova brzina odnosno broj listova koje može obraditi u jednoj minuti. Brzine skeniranja se kreću se od nekoliko desetaka dokumenata u minuti pa do nekoliko stotina u minuti. Brzina skeniranja u karakteristikama skeniranja navodi se kao pages per minute – ppm (broj listova u minuti) ili images per minute – ipm (broj slika u minuti). Na brzinu skeniranja utječu i mnogi drugi faktori: priprema dokumenata, učestalost zaglavljivanja papira ili dvostrukog uvlačenja, orijentacija i rezolucija pri skeniranju, korisničko sučelje itd.. Rezolucija – odabir skenirati u boji ili crno-bijelo ovisi o daljnjem tijeku rada. Skenovi u boji daju kvalitetniju sliku pri maloj rezoluciji i ugodniji su za vizualnu provjeru, no zauzimaju više prostora te nisu pogodne za automatsko izvlačenje informacija. Odabir rezolucije ovisi o potrebi za kvalitetom slike, veća rezolucija rezultira sporijim radom skenera.. Osim brzine i rezolucije, podjednako je bitan predviđen dnevni volumen dokumenata za skeniranje, koji se u karakteristikama skenera navodi u broju stranica koje skener može skenirati na dan. Ovaj podatak ovisi o kvaliteti dijelova ugrađenih u skener te o njemu ovise i troškovi održavanja skenera. Suvremeni skeneri s ADF-om imaju mogućnost detekcije uvlačenja više dokumenata odjednom, što dovodi do zastoja u skeniranju. Također su opremljeni sustavima za detekciju spajalica koje nisu bile uklonjene prije samog ubacivanja u skener. Komponente sustava za uvlačenje dokumenata podložne su trošenju te ih je potrebno s vremenom čistiti ili mijenjati. Učestalost održavanja tih komponenti, osim o količini skenova, ovisi i o kvaliteti papira koji se skenira. Softver za poboljšanje kvalitete slike trebao bi biti obveznim dijelom sustava za skeniranje. On može biti ugrađen u sam skener ili može biti dio obrade slike na računalu. Uobičajeno, takav softver ima mogućnost automatske detekcije boje, uklanjanja boje pozadine, "izglađivanja" pozadine, uklanjanja mrlja, automatske orijentacije dokumenata, uklanjanja praznih stranica, ispravljanja kuta pod kojim je dokument skeniran itd.. Osim skenera i softvera za poboljšanje kvalitete slike, bitan faktor u procesu digitalizacije papirnatih dokumenata jest i softver za automatsko očitavanje podataka (OCR). Suvremeni softverski paketi za OCR odlikuju se velikom točnošću očitavanja kako sa strukturiranih, tako i s nestrukturiranih dokumenata te velikom točnošću automatske klasifikacije dokumenata. Trenutačno najčešće korišteni formati za spremanje digitaliziranih dokumenata jesu TIFF i PDF, iako je primjetan trend sve većeg korištenja PDF formata.

3. Skeneri

3. 1. Vrste skenera

Tri su osnovne vrste skenera, rotacijski skeneri (drum scanners) koji se koriste samo u profesionalnoj upotrebi i imaju veliku razlučivost (resolution). Ova vrsta skenera izlazi iz upotrebe i zamjenjuju ih stolni skeneri (desktop ili flatbed scanners) velike kvalitete.Ovi skeneri su i daleko najrašireniji na tržištu. Treća vrsta skenera su ručni skeneri (hand-held scanners) koje često možete vidjeti npr. u trgovinama na kasama (barcode skeneri).

Ručni postoje u nekoliko oblika: mali skeneri slični olovci za skeniranje teksta ili crtičnog koda (engl. bar code) i uređaji malo veći od miša. Značajke ručnih skenera su niska cijena i relativno niska kvaliteta. Postoje crno-bijeli i u boji, razlučivosti do najviše 400 dpi (engl. dots per inch), a obično imaju najviše osam bita po boji. Ručni skeneri se danas rabe uglavnom kao čitači bar coda, dok se za digitalizaciju slika više ne rabe.

Plošni skeneri (engl. flatbed scanner) su najpopularniji, a zbog činjenice da se drže na stolu pored računala zovu se i stolni skeneri. S gornje strane imaju staklenu plohu na koju se stavlja predložak. Skener ima izvor svjetlosti (ako se radi o reflektivnom predlošku s donje, a ako je riječ o transparentnom predlošku s gornje strane) i optički sustav koji dovodi svjetlost do fotoosjetljivih elemenata. Stolnih skenera ima crno-bijelih i u boji, a format im je najčešće A4 ili rjeđe A3. Razlučivost stolnih skenera je do 1200 dpi, a rabe najčešće 12 bita po boji. Stolni skeneri danas su najrasprostranjenija vrsta skenera i upravo oni se najviše koriste za digitalizaciju poslovnih dokumenata.

Rotacijski su skeneri skupi, a razlučivosti su od 2400 do 9600 dpi. Predložak se lijepi na prozirni šuplji valjak (bubanj) koji rotira i pomiče se u smjeru osi rotacije. Na rotacijskom skeneru mogu se skenirati samo savitljivi predlošci. Rotacijski skeneri rabe se za profesionalnu primjenu gdje je potrebna vrhunska kakvoća skeniranja.

Tablica 1. Vrste skenera

Slike 1, 2, 3

4. Prednosti i nedostaci digitalizacije dokumenata

Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima?

- Zato jer se na obradu dokumenata troši i 2/3 radnog vremena
- Jer se 40 posto od tog vremena gubi na traženje informacije
- Jer se svaki dokument u prosjeku kopira u pet primjeraka
- prijenos poslovne dokumentacije u elektronski oblik
- pravovremeni pristup i pregled dokumenata
- pojednostavljeni rad sa dokumentima
- brzo tekstualno pretraživanje
- digitalni dokumenti su autentični originalima
- jednostavna prezentacija
- jedan dokument je na raspolaganju većem broju osoba
- manji troškovi traženja, kopiranja, slanja, prostora
- veća pouzdanost, sigurnost, prepoznatljivost
- pristup preko Interneta

Što možemo postići uvođenjem sustava upravljanja dokumentima?

- Troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji su od papira
- Ubrzava se protok informacija, a isključuje njihov gubitak i potreba kopiranja
- Skraćuje se vrijeme obrade
- Uvid u obradu i stanje dokumenta je trenutačno
- Brz pristup informacijama koje dokumenti sadrže
- I konačno, vrijeme trajanja pojedinog poslovnog procesa se nakon uvođenja sustava za upravljanje dokumentima skraćuje i do 70 posto.

U svijetu se sve više ide na early capture - to znači da se papirnati dokument što prije pretvori u digitalni i da onda u tom obliku kruži prema definiranim pravilima poslovnog procesa. Papirnati dokument može se čuvati na udaljenoj lokaciji (ukoliko je to potrebno zbog zakonskih propisa), a digitalna verzija postaje trenutačno dostupna svima s pravom pristupa.
U Hrvatskoj, kada je u pitanju pohrana i čuvanje elektroničkih dokumenata, situacija nije do kraja sređena. Iako novi zakon o elektroničkim dokumentima omogućava da čuvate dokumente u digitalnom obliku, zakon o PDV-u traži npr. da imate račune na papiru - mada se ti isti računi uglavnom štampaju iz računala. No puko arhiviranje nije jedina svrha digitalizacije dokumenata, već je to i trenutna dostupnost informacija svima kojima je namijenjena: trenutačno, bilo kada i bilo gdje.
Svakako se postavlja pitanje isplativosti uvođenja takvog sustava. Sustav je svakako isplatim za velika poduzeća, dok se za male tvrtke na tržištu pojavljuju tvrtke koje nude usluge digitalizacije poslovnih dokumenata. Cijena usluga takvih tvrtki ovisi o faktorima kao što su: količina dokumenata za skeniranje, količina podataka za indeksiranje, eventualna priprema dokumenata prije skeniranja (sortiranje, uklanjanje spajalica,...) itd.
Digitalizacija se može provesti na više načina.

Mogućnosti digitalizacije:

1.) samo skeniranje dokumenta da bi se dobila njegova slika - jednostavnije, ali dokument ima nekoliko MB po stranici
2.) skeniranje i pretvaranje dobivene slike u tekst - zahtijeva OCR, ali dokument ima nekoliko KB po stranici
3.) kombinacija 1. i 2. - čuvanje neobrađenih slika uz OCR za dijelove koji sadrže tekst

Pohranjivanje

- mikrofilm – dugi vijek trajanja, ali otežana naknadna obrada i pretraživanje zapisa
- magnetski medij – trake, diskete, magnetske kasete – otežano čitanje
- optički medij (CD-ROM, DVD) – najčešći

Nedostaci digitalizacije

- u usporedbi s papirom i mikrofilmom, digitalni formati imaju vrlo kratak životni vijek i nisu “okom čitljivi”
- dokumenti tiskani na beskiselinskom papiru i čuvani u hladnom prostoru s malo vlage mogu trajati nekoliko stotina godina
- papir ostaje "oku čitljiv", bez potrebe za dodatnom opremom
- mikrofilm trajne kvalitete koji se čuva u prikladnim uvjetima ima dugi vijek trajanja, ali zahtijeva posebnu opremu (tj. Mikro čitače) za korištenje

Digitalna zaštita – najveći problem

Rješenja: migracija, emulacija, održavanje računalnih muzeja svih kombinacija hardvera i softvera
- sva predložena rješenja imala su ozbiljne nedostatke i velika je vjerojatnost da bi bila skupa
- digitalizacija nije zaštita, barem ne za sada!
- troškovi i rukovanje rastu ovisno o stanju, vrijednosti ili kompleksnosti dokumenta i predviđenog korištenja
- brze izmjene tehnologije i brzo zastarijevanje traži stalno prebacivanje na nove digitalne medije i nove formate
- nedostatak standarda otežava digitalno pohranjivanje pravim arhiviranjem ili digitani primjerak valjanim dokumentom, iako je u svijetu sve veća tendencija ka priznavanju digitalnih dokumenata ravnopravnim papirnima
- nedostatak standarda za digitalne formate daje veliku prednost mikrofilmiranju
- digitalizacijom se slike pretvaraju u bitove koji se zatim moraju rekonstruirati da bi se slike vidjele pri tome se sjenoviti prijelazi na slikama mogu pretvoriti u oštre kontraste.

Zaključak

Među brojnim tehnološkim inovacijama u suvremenom poslovanju, skener zasigurno dolazi među najvažnijima. Bilo kao uređaj za kreiranje digitalnih zapisa dokumenata u poslovanju, bilo kao uređaj za digitalizaciju arhivske građe. Njegova korisnost i laka uporaba, u kombinaciji s pristupačnom cijenom, čine ga idealnim za sve vrste poslovanja. Ubrzava rad s klijentima, olakšava prijenos informacija te znatno reducira potrebu za fizičkim prostorom kod arhiviranja.
U eri digitalizacije, skener se postavlja kao nužnost u svakom poslovanju.

LITERATURA:

1. http://www.bds.hr/dnn/Default.aspx?tabid=164 Skeniranje, digitalizacija i arhiviranje dokumenata, 19.04.2008.
2. http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=54&KatID=5&ClanakID=599 Inteligentno s podacima, 19.04.2008.
3. http://racunala.ttf.hr/files/Skeniranje.pdf Skener i skeniranje, 19.04.2008.
4. http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=50&KatID=22&ClanakID=560 Digitalizacija papirnate dokumentacije, 19.04.2008.

PROČITAJ / PREUZMI I DRUGE SEMINARSKE RADOVE IZ OBLASTI:

ASTRONOMIJA | BANKARSTVO I MONETARNA EKONOMIJA | BIOLOGIJA | EKONOMIJA | ELEKTRONIKA | ELEKTRONSKO POSLOVANJE | EKOLOGIJA - EKOLOŠKI MENADŽMENT | FILOZOFIJA | FINANSIJE | FINANSIJSKA TRŽIŠTA I BERZANSKI MENADŽMENT | FINANSIJSKI MENADŽMENT | FISKALNA EKONOMIJA | FIZIKA | GEOGRAFIJA | INFORMACIONI SISTEMI | INFORMATIKA | INTERNET - WEB | ISTORIJA | JAVNE FINANSIJE | KOMUNIKOLOGIJA - KOMUNIKACIJE | KRIMINOLOGIJA | KNJIŽEVNOST I JEZIK | LOGISTIKA | LOGOPEDIJA | LJUDSKI RESURSI | MAKROEKONOMIJA | MARKETING | MATEMATIKA | MEDICINA | MEDJUNARODNA EKONOMIJA | MENADŽMENT | MIKROEKONOMIJA | MULTIMEDIJA | ODNOSI SA JAVNOŠĆU | OPERATIVNI I STRATEGIJSKI MENADŽMENT | OSNOVI MENADŽMENTA | OSNOVI EKONOMIJE | OSIGURANJE | PARAPSIHOLOGIJA | PEDAGOGIJA | POLITIČKE NAUKE | POLJOPRIVREDA | POSLOVNA EKONOMIJA | POSLOVNA ETIKA | PRAVO | PRAVO EVROPSKE UNIJE | PREDUZETNIŠTVO | PRIVREDNI SISTEMI | PROIZVODNI I USLUŽNI MENADŽMENT | PROGRAMIRANJE | PSIHOLOGIJA | PSIHIJATRIJA / PSIHOPATOLOGIJA | RAČUNOVODSTVO | RELIGIJA | SOCIOLOGIJA | SPOLJNOTRGOVINSKO I DEVIZNO POSLOVANJE | SPORT - MENADŽMENT U SPORTU | STATISTIKA | TEHNOLOŠKI SISTEMI | TURIZMOLOGIJA | UPRAVLJANJE KVALITETOM | UPRAVLJANJE PROMENAMA | VETERINA | ŽURNALISTIKA - NOVINARSTVO

preuzmi seminarski rad u wordu » » »

Besplatni Seminarski Radovi

SEMINARSKI RAD